Devi organizzare una festa, ma non sai da dove cominciare?
Hai tante idee ma non riesci a ordinarle nella tua mente?
Sei alla ricerca di qualcuno che sappia indirizzarti nella scelta del tema dell’evento?
È proprio qui che entra in gioco una figura specifica, particolarmente di tendenza negli ultimi anni e ormai praticamente irrinunciabile quando si tratta di pianificare feste o cerimonie: il/la party planner, wedding planner o event planner.
Ma chi sono in realtà questi professionisti del settore?
In breve, sono letteralmente organizzatori di ricevimenti, come una festa privata o eventi aziendali, a 360°: dalla scelta della location, degli allestimenti, del buffet, fino all’intrattenimento, curano ogni minimo dettaglio con grande precisione, fantasia e capacità organizzativa, mantenendo il controllo e prendendosi la responsabilità della buona riuscita dell’evento o attività. Soprattutto, come per ogni figura professionale, prima di iniziare questo percorso ma anche durante, sono essenziali dei corsi di formazione, per istruirsi e aggiornarsi continuamente.
Proviamo quindi, per un attimo, ad immedesimarci nella professione dell' event manager, per evidenziare quali siano le fasi specifiche da seguire per organizzare un evento al meglio:
1. Incontro con il cliente e raccolta di informazioni
Dopo una prima conoscenza telefonica sarà necessario incontrare il proprio cliente personalmente, dove risulterà fondamentale cercare di capire e soddisfare le sue richieste.
2. Scelta della location
Ricercare la location perfetta dove avrà luogo l’evento è indispensabile, perché non solo deve essere in linea con le esigenze del cliente, ma deve rispettare anche i requisiti di fattibilità dell’evento, come illuminazione, capienza, e molto altro.
3. Ricerca creativa
Dopo aver compreso quali sono le richieste del cliente sarà necessario avviare un’attenta e approfondita ricerca di temi, idee, articoli di tendenza. Ogni aspetto deve essere preso in considerazione, e questo può avvenire tramite Instagram, Pinterest, Google o qualsiasi altra fonte utile.
4. Ricerca fornitori
Per qualsiasi party planner è fondamentale disporre di un buon team di fornitori collaudati e in linea con le proprie idee che sia in grado di rispondere ad ogni richiesta ed imprevisto.
5. Allestimento
Per l’allestimento nulla deve essere lasciato al caso: decorazioni, cadeaux, set coordinati vanno scelti accuratamente. La parte fondamentale è proprio questa, la realizzazione concreta dell’intero lavoro che, ricordiamo, è solo la punta dell’iceberg di tutte le attività che fanno da sfondo per il raggiungimento di un risultato finale soddisfacente.
Il leitmotiv scelto è importante in quanto sarà il fil rouge di tutto l’evento. I temi in voga dell’ultimo anno sono stati ripresi negli articoli di Cupido&Co., da utilizzare appunto negli allestimenti.